وبلاگ

۱٫     بی طرفانه بودن روش های بودجه ای
۲٫     بی طرفانه بودن اجرای روش های بودجه ای

شکل شماره۲- ۳ : بی طرفانه بودن روش های بودجه ای واکنش های رفتاری منفی مدیران را کاهش می دهد .
اهمیت روش های بودجه ای برای مدیران:
این حقیقت که بی طرفانه بودن روش های بودجه ای و اجرای این روش ها دارای تأثیر مثبت بر رفتار و گرایش مدیران دارد، نشان می دهد که روش های بودجه ای مناسب برای مدیران مهم است. وجود روش های بودجه ای ساختاری به مدیران فرصت ابرازنظر می دهد، مزایای مادی مانند پاداش های مرتبط با بودجه نصیب مدیران می کند و پاداش های معنوی مانند اعتماد به نفس را در مدیران تقویت می کند. استفاده سازمان از این روشها حاکی از آن است که مدیران پرسنل را ارزشیابی کرده اند. از آنجائیکه روش های بودجه ای معمول ماهیت ساختاری دارند و اینرسی حاکم بر سازمان ایجاب می کند که ساختارها بدون تغییر باقی بمانند، مدیران تمایل به ثبات این روشها خواهند داشت. بنابراین اگر مدیران معتقد باشند که روش های بودجه ای مناسب هستند و در آینده نیز به این روال باقی خواهند ماند و براین اساس، انتظار دریافت مزایای مادی و معنوی از سازمان داشته باشند، بدیهی است که به منظور ترویج وتقویت این این رابطه سودمند و دستیابی به مزایای بلندمدت مورد انتظار، با رفتارها و گرایشات سازمان گرای بهبود یافته واکنش نشان خواهند داد و نسبت به بودجه های جاری واحد تحت مدیریتشان حساسیت زیادی نخواهند داشت.
( Brockner,2002)
2-6-9)مفاهیم طراحی و اجرای روش های بودجه ای:
می دانیم که روش های بودجه ای مناسب یکی از ویژگیهای مهم سیستم بودجه در هر سازمانی است و رفتارها و گرایشات مثبتی را در بین مدیران ترویج می دهد که در نهایت سازمان را در دستیابی به اهداف و مقاصد تجهیز می نماید. علاوه براین، سازمان باید به بی طرفانه بودن هر دو جنبه روش های بودجه ای و اجرای این روشها توجه نماید. اقدامات زیادی برای دستیابی به معیاری برای روش های بودجه ای مناسب می تواند با هزینه ای معقول، مورد استفاده قرار گیرد، اما این اقدامات و مزایای مرتبط با آن برای پرسنل حسابداری و حسابرسی، اعضای کمیته بودجه، سرپرستان و دیگر مدیران فعال در طراحی و اجرای سیستم های بودجه ای سازمان به طور کامل شناخته شده نیست، بنابراین سازمان باید با اجرای مکانیزمهای آموزشی مناسب مانند سمینارهای آموزش و تعلیم اهداف و اهمیت روش های بودجه ای مناسب و اجرای این روشها و همچنین راه های ترویج اشکال مختلف آن، در جهت توسعه آن گام بردارد. (Magner, 2006)
2-6-10)بودجه سخت:
اهداف بودجه ای پس از نهایی شدن به عنوان بخش مهمی از سیستم کنترل مدیریت به شمار می آیند. این اهداف مبنای برنامه ریزی را تشکیل می دهند و معیاری برای ارزیابی عملکرد و اقدامات اصلاحی ( در صورت لزوم) به شمار می روند. نتایج حاصل از تحقیقات روانشناسی نشان می دهد، که بکارگیری اهداف دقیق و متعارف منجربه عملکرد بهتری در مقایسه با نبود اهداف، می شود و انگیزش بالایی را در کارکنان به وجود می آورد. ظرفیت انگیزش اهداف بستگی به ۲ عامل دارد: (Otley and pierce, 2006)
1- اهداف تا چه حدی توسط کارکنان پذیرفته و درونی می شود: بر اساس تئوری احتمال انگیزش، متغیرهای اصلی مرتبط با انگیزش مؤثر دو دسته اند: ظرفیت مربوط به عملکرد موفقیت آمیز و احتمال اینکه تلاش های اضافی منجربه موفقیت شوند. حسابرسان شکی ندارند که تحقق بودجه زمانی برای یک دوره موفقیت آمیز امری ضروری است. چنانچه شواهد نشان می دهد دستیابی به بودجه با پاداش های مادی و معنوی باارزشی همراه است.
۲- عامل دومی که برای تأثیر انگیزش اهداف بودجه ای بیان می شود، قابلیت حصول این اهداف می باشد: شواهد نشان میدهد که بکارگیری اهداف بودجه ای سخت تر در مقایسه با اهداف آسان منجر به عملکرد بهتری می شود، اما به محض اینکه اهداف خشک و غیر قابل انعطاف می شوند، تأثیر انگیزشی آن کاهش یافته و تلاش کارکنان در جهت حصول به اهداف به صورت عملکردی در سطوح پایین تر از بودجه محقق خواهد شد. بنابراین اگر بودجه در سخت ترین سطحی که به وسیله کارکنان قابل حصول می باشد، تنظیم شود، بالاترین انگیزش را در کارکنان خواهد داشت، پس کسب بیشترین مزایای انگیزشی از اهداف بودجه ای موکول به استفاده از بودجه سخت به شرط قابل حصول بودن آن است و این مطلب که این سطح ممکن است میان افراد متفاوت باشد و توسط عوامل دیگری نیز تحت تأثیر قرار گیرد موضوع را پیچیده می کند. حال اگر برای انگیزش عملکرد حداکثر تنظیم بودجه در سطوح هدف ضرورت داشته باشد، مشکل دوچندان شده و نوعی تضاد بین برنامه ریزی و کنترل به وجود خواهد آمد.
۲-۷)بودجه زمانی:
در حسابرسی همانند سایر حرفه ها، استفاده از بودجه زمانی امری متعارف و عادی است. استفاده از بودجه زمانی نوعاً سه هدف عمده را دنبال می کند: ۱- عامل انگیزشی ۲- عامل کنترلی ۳- کنترل عملکرد حسابرسان در خصوص کاهش زمان کار. بدیهی است، مادامی که بودجه زمانی به طور مناسب و مطلوبی تدوین گردد، زمینه مناسب برای تحقق اهدافی نظیر کنترل کیفیت عملیات حسابرسی، ایجاد انگیزه در حسابرسان برای بهبود اثربخشی و کارایی نه تنها میسر بلکه به طور نسبی تضمین می گردد. در حرفه حسابرسی نوعاً مشاهده می شود که استفاده از بودجه زمانی به دلیل مورد سوم بوده که هدف اصلی آن کنترل زمان حسابرسی است. دلایل کنترل و کاهش زمان حسابرسی متنوعند. مثلاً ، هدف مدیر پروژه می تواند هرچه سریع تر پایان یافتن عملیات حسابرسی و ارائه گزارش حسابرسی در زمان تعیین شده باشد. یا برخی از صاحبکاران به منظور صرفه جویی در هزینه های خود و با این دیدگاه که ارائه خدمات حسابرسی توسط موسسات مختلف تفاوتی باهم ندارند، اقدام به برگزاری مناقصات حرفه ای می نمایند، که در این صورت شرایط رقابتی عامل اصلی کنترل زمان انجام خدمات می باشد. (مهرانی، ۱۳۷۹)
مؤسسات حسابرسی معمولاً حق الزحمه حسابرسی را بر اساس زمان کارکرد، صورتحساب می کنند و بنابراین، جزئیات ساعات صرف شده برای هر کار حسابرسی باید ثبت و نگهداری شود. بودجه زمانی هر کار حسابرسی از برآورد کردن زمان لازم جهت هر مرحله از کار و برای هر یک از سطوح مختلف کارکنان حسابرسی و سپس، جمع زدن این مقادیر برآوردی بدست می آید. بنابراین انتظار طراح برنامه حسابرسی آن است که هر کدام از حسابرسان وظایف محوله را در چارچوب بودجه زمانی انجام دهند.
(Jiambalo, 1982)
بودجه زمانی کار حسابرسی علاوه بر تأمین مبنایی برای محاسبه حق الزحمه، کاربردهای دیگری نیز دارد. بودجه زمانی بخشهایی از کار را که به نظر مدیر یا شریک مؤسسه از حساسیت برخوردار است و به صرف زمان بیشتری نیاز دارد، به اطلاع اعضای تیم رسیدگی می رساند. بودجه زمانی ابزار مهمی برای سرپرستان است، به این معنا که از آن برای اندازه گیری کارایی کارکنان حسابرسی و تشخیص اینکه کار حسابرسی در هر مرحله، از پیشرفت رضایت بخشی برخوردار است یا خیر، استفاده می شود. حسابرسان همواره برای تکمیل رسیدگی ها در محدوده زمان برآوردی آن، در فشارند. یک کمک حسابرس که بیش از حد معمول وقت صرف انجام کاری می کند احتمالاً مورد علاقه سرپرستان قرار نمی گیرد یا نمی تواند به سرعت ترقی کند. توانایی انجام دادن کار رضایت بخش در یک فرصت نامحدود، امتیاز ویزه ای نیست چون در حرفه حسابرسی مستقل، زمان هرگز نامحدود نیست. ( ارباب سلیمانی، ۱۳۸۵)
بودجه حسابرسی برای کارهای مداوم بر اساس عملکرد گذشته تیم حسابرسی و به روز کردن ویژگیهای شرکت مورد حسابرسی تنظیم می شود. بودجه زمانی و برنامه سال گذشته به عنوان نقطه شروع تنظیم بودجه و برنامه سال بعد است. تحقیقات نشان می دهد که در تنظیم بودجه حسابرسی، پرسنل سطوح پایین که کار حسابرسی را اجرا می کنند، مشارکت ندارند، به گونه ای که تنها نظرات مدیران سطوح بالا در تنظیم بودجه لحاظ می شود.
۲-۷-۱)مزایای بودجه زمانی:
در نوشتارهای مختلف اهمیت تهیه بودجه زمانی در انجام حسابرسی ها به کرات مورد تأکید قرار گرفته است. به طور کلی اهم اهداف و منافع حاصله از بودجه زمانی در حسابرسی را می توان به شرح زیر برشمرد: ( Azad, 1994)

1. زمان بندی کار حسابرسی و حسابرسان.
2. کنترل کیفیت عملیات حسابرسی.
3. ایجاد انگیزه برای حسابرسان جهت بهبود کارایی.
4. برنامه ریزی مطلوب برای انجام پروژه های آتی.
5. ارزیابی حرفه ای سالیانه حسابرسان.

۲-۷-۲)عوامل مؤثر در تعیین بودجه زمانی:
ادبیات تئوریک موضوع عوامل مؤثر بر بودجه زمانی را به چند دسته تقسیم می کند که این عوامل به شرح زیر است:
۲-۷-۲-۱)صاحبکار:
اندازه شرکت: هر اندازه که اندازه شرکت مورد حسابرسی، تعداد واحدهای فرعی و وابسته آن ، حجم عملیات و به تبع آن میزان داراییها و بدهیهای شرکت بزرگتر و بیشتر باشد، حسابرس زمان بیشتری برای رسیدگی به حسابهای صاحبکار مزبور صرف می نماید. بر اساس یافته های گذشته، اندازه شرکت بیشترین تأثیر را روی تعداد ساعات لازم برای کامل کردن حسابرسی داشته است. (Bedard, 1991)
پیچیدگی عملیات و سیستم های حسابداری صاحبکار: پیچیدگی عملیات و سیستم های حسابداری صاحبکار نیز همانند اندازه شرکت از عوامل اصلی تأثیرگذار بر تعداد ساعات لازم برای تکمیل حسابرسی است. عملیات پیچیده تولیدی و تجاری مستلزم بررسی و رسیدگی جامعتری می باشد که باید در بودجه های زمانی لحاظ شود. (Bedard, 1991)
ریسک یا خطر صاحبکار: ریسک صاحبکار خطر وقوع تحریفات بااهمیت و ارائه نادرست در صورتهای مالی را بالا می برد. هر میزان که احتمال وقوع اشتباهات و بی نظمیها بیشتر شود، میزان آزمونهای محتوا جهت اثبات مانده حسابها افزایش می یابد. بدیهی است که افزایش میزان آزمونها نیازمند صرف زمان بیشتری است که بایستی در برآورد بودجه مدنظر قرار گیرد. (Bedard, 1991)
درجه همکاری کارکنان صاحبکار: هر چقدر میزان همکاری کارکنان صاحبکار در دادن اطلاعات و مدارک لازم به حسابرس بیشتر باشد، حسابرس زمان کمتری برای رسیدگی به حسابهای صاحبکار مزبور صرف می نماید. (simon and francis, 1988)
جدید بودن یا قدمت صاحبکار: برآورد دقیق زمان برای مشتریان جدید ممکن است بسیار مشکل تر از دیگر مشتریان باشد، چرا که برای شناخت سیستم های حسابداری و کنترل داخلی و چرخه معاملات شرکت زمان لازم است. simon and francis, 1988))
داشتن حسابرسی داخلی و کمیته حسابرسی: حسابرسان داخلی با تأثیری که روی خطر کنترل دارندو نیز توانایی آنها در تهیه گزارشهای حسابرسی خاص و مطمئن، بر حجم رسیدگی های حسابرسی مستقل تأثیر گذاشته و زمان حسابرسی را کاهش خواهد داد. تماس با کمیته حسابرسی هیأت مدیره صاحبکار اطلاعات به موقع و مفیدی درباره وضعیت مالی شرکت و همچنین اطلاعات لازم برای ارزیابی کارایی و درستکاری مدیریت را در اختیار هیأت مدیره شرکت قرار می دهد. simon and francis, 1988))
2-7-2-2)مؤسسه حسابرسی:
اندازه مؤسسه، انواع و سطوح فناوریهای مورد استفاده، ترکیب خدماتی که ارائه می کند، گرایش در مقابل دستیابی به بودجه های زمانی که در میان اشخاص مختلف، متفاوت است، مقدار زمان صرف شده در برنامه ریزی حسابرسی، عوامل پیشرفت و ترقی مورد استفاده مؤسسه حسابرسی، نوع نظارت و آموزش از عوامل کلیدی تأثیرگذار در تعیین بودجه زمانی حسابرسی است. اندازه مؤسسه حسابرسی و توان و ظرفیت فنی آن بر نوع صاحبکاران تأثیر دارد. سطوح فن آوری مورد استفاده مؤسسه می تواند، روی ارتباط استفاده از زمان کارکنان با ایجاد تنوع در ساختار برنامه های حسابرسی مورد استفاده، تأثیر بگذارد. برنامه ریزی حسابرسی بر کارایی و اثربخشی حسابرسی تأثیر گذاشته و عوامل پیشرفت و ترقی نیز با ایجاد انگیزه در کارکنان، و در نهایت نحوه نظارت با ایجاد اطمینان نسبت به اینکه کارکنان حسابرسی، زمان حسابرسی را تلف نمی کنند، روی زمان حسابرسی تأثیر می گذارد. (MCnair et all, 1991)
2-7-2-3)محیط: وضعیت اقتصادی، نرخهای بهره، رقابت و ملاحظات سیاسی و قانونی بر ریسک ذاتی تأثیر گذاشته و بنابراین بر زمان بودجه شده حسابرسی مؤثر است. به طور مثال رقابت در حق الزحمه حسابرسی در میان مؤسسات حسابرسی، منجربه فشار مضاعف بر کاهش زمان رسیدگی شده است. (Watts and zimmerman, 1978)
2-7-2-4)شخص حسابرس: تجربه و تخصص حسابرس، سطح مهارت و شخصیت، مقدار استرس مشاهده شده، طرز برخورد با خطر و سطح شعور اخلاقی همه و همه از عوامل مربوط به شخص حسابرس می باشند که با تأثیر بر کارایی شخصی و گرایشاتی که در مقابل اهمیت دستیابی به زمان بودجه شده وجود دارد، روی زمان حسابرسی تأثیر می گذارد. این عوامل در سرپرستان و کارکنان حسابرسی تأثیر متفاوتی دارد. (Kelly and margheim, 1990)
2-8) کنترل بودجه ای و تجزیه وتحلیل انحرافات:
موسسات حسابرسی معمولاً حق الزحمه خود را بر اساس زمان کارکرد صورتحساب می کنند. بنابراین جزئیات زمان صرف شده برای هر کار باید ثبت و نگهداری شود. به همین منظور سیستم بودجه ای مرتباً بر فعالیت حسابرسان نظارت و کنترل نماید.لازمه یک چنین فرایند کنترلی آن است که هر کدام از حسابرسان به طور منظم ( هفتگی و یا هر دو هفته یک بار ) جزئیات زمان واقعی صرف شده برای انجام وظایف محوله خود را گزارش نمایند. این عمل به برنامه ریز اجازه خواهد داد، تا مقایسه ای بین زمان پیش بینی شده برای انجام کار و زمان واقعی صرف شده، انجام دهد تا بتواند هر گونه انحراف مهمی را شناسایی و در صورت لزوم اقدامات لازم را پیشنهاد دهد. (El hady, 1985)
نتایج حاصل از بررسی های بودجه ای و تجزیه و تحلیل انحرافات از بودجه زمانی از عوامل مهم در تغییرات بودجه های زمانی به ویزه در حسابرسی های مستمر به شمار می روند. از آنجائیکه بسیاری از عوامل تعیین بودجه زمانی در رسیدگی های مستمر، با تغییرات اندکی مواجه هستند، بودجه های زمانی سال های گذشته و انحرافات از آن به عنوان معیاری مهم در پیش بینی بودجه های زمانی آتی، به شمار می رود.
شکل زیر فرایند کنترل بودجه را در موسسات حسابرسی نشان می دهد.(El hady, 1985)
همانطوری که در شکل نشان داده شده، یکبار بودجه زمانی برای انجام کار تهیه و تنظیم می گردد و به عنوان معیاری درنظر گرفته می شود که نه تنها حسابرسان باید وظایف محوله را انجام دهند، بلکه باید آنرا در زمان تعیین شده به پایان رسانند. هرچند به یک یا چند دلیل ممکن است یک حسابرس زمان بیشتر یا کمتری از زمان بودجه شده را برای انجام وظایف صرف نمایند.